Bonjour ,
Après le triangle d'or nous allons parler de réunions.
Lors d'un projet les réunions sont multiples, on retrouve par exemple, les différents comités (COSTRAT, COPIL, COPRO, et diverses réunions de suivi).
Comment organiser efficacement vos réunions?
La première étape fondamentale est de préparer correctement vos réunions.
Cela semble con mais oui la plupart des réunions sont faites à l'arrache sans préparation et c'est comme cela qu'on arrive à les multiplier et à se retrouver avec un agenda de "ministre".
On fini par se dire "pfff encore une réunion qui sert à rien", vous voyez de quoi je parle? (si si je suis sûr que vous voyez bien...)
Et après on se demande pourquoi les chefs de projet on du mal à motiver les troupes à venir à leur réunion...
Donc comment prépare-t-on correctement ses réunions?
La première étape : ON DÉTERMINE UN OBJECTIF !
Et oui une réunion sans objectif précis, ça ne sert à rien.
Ensuite on prépare l'ordre du jour.
Vous recevez souvent invitations à des réunions où vous ne savez même pas de quoi on va parler?
Personnellement c'est tout le temps le cas...et je me fais une joie de les refuser en demandant un ordre du jour.
Je passe souvent pour l'empêcheur de tourner en rond mais cela permet aux organisateurs de se questionner sur le pourquoi de la réunion et le pourquoi il vous ont invité.
Pourquoi un ordre du jour?
Parce que cela permet aux participants de voir si il est pertinent qu'il participent à la réunion et surtout cela leur permet de préparer la réunion de leur côté avant.
Cela maximise donc l'efficacité de la réunion.
La durée et les participants
Ensuite on planifie une durée raisonnable : oui une réunion de 4h, cela ne sert à rien, c'est contre productif, on va privilégier de 30 minutes à 1 heure.
Au delà on perd en efficacité.
On s'assure aussi de n'oublier personne, ça arrive plus souvent qu'on ne le croit.
Ensuite s'en vient la réunion
Là il faut choisir son style d'animation, on peut l'adapter au contexte de la réunion et généralement on est plus à l'aise dans un style ou un autre.
On peut être dans un mode collaboratif, un mode directif, un mode intermédiaire, ....
Il est aussi possible de désigner un time keeper qui va s'assurer de respecter le timing définit pour chaque sujet à aborder.
La fin de réunion
En fin de réunion, il faut s'assurer que l'objectif de la réunion est atteint et qu'un plan d'action est déterminé si cela est nécessaire.
Le chef de projet, ou la personne désignée par celui-ci, s'assurera de faire le compte-rendu de la réunion et de l'envoyer dans un temps raisonnable à l'ensemble des participants.
Je vous souhaite donc de bonnes réunions et j'espère encore une fois que vous avez trouvé de la valeur dans mon mail.
N'hésitez pas à m'envoyer vos remarques et vos commentaires à l'adresse [email protected].
Je vous remercie de votre attention et de votre lecture.
Arnaud
Consultant en transformation des SI & RGPD
Coach de performance
Conférencier et formateur
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